BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Seiring dengan mata pelajaran di sekolah yang
membahas mengenai Administrasi Perkantoran, yang setiap harinya mempelajari
teorinya saja. Untuk itu dilaksanakan Prakerin agar para Siswa merasakan dan
praktek langsung mengenai apa yang dipelajari di Sekoah sehingga dapat
mengetahui dengan benar sistem Administrasi Perkantoran di dunia kerja.
Pendidikan Sistem Ganda (PSG) atau mungkin
lebih akrab dikenal dengan Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah suatu bentuk penyelenggaraan
pendidikan keahlian profesional, yang memandukan secara sistematik dan sinkron
antara program pendidikan disekolah dan program perusahaan yang diperoleh
melalui kegiatan bekerja langsung di dunia kerja untuk mencapai suatu tingkat
keahlian professional.
Setelah menjalani PKL kami mengalami kesulitan
dalam mengarsipkan Surat Masuk dan Surat Keluar karena Sistem Tanggal surat
sangat tidak teratur sehingga sulit untuk menyusun dan ketika ingin digunakan.
Sistem peletakan surat masuk dan surat keluar juga tidak beraturan.
Dengan demikian laporan ini dibuat
dengan judul “Mengarsipkan Surat Masuk
dan Surat Keluar dengan Sistem Tanggal di Sub Pengembangan Wilayah dan Promosi
Investasi Daerah” judul ini dibuat berdasarkan pengalaman kami pada saat
kami Praktek Kerja Industri di Ditjen
Bina Pembangunan Daerah KEMENTERIAN DALAM NEGERI Jakarta Selatan, di sana
kami mengelola sistem kearsipan diantaranya: Mengagendakan surat masuk,
Mengagendakan surat keluar, Mengagendakan surat tugas, Mengagendakan surat keterangan,
Mengantarkan buku ekspedisi. Selain itu kami juga menangani alat-alat kantor
seperti memfoto copy surat-surat, mengefax surat, memasukan data menggunakan
komputer, mengetik surat menggunakan komputer atau mesin ketik komputer.
B.
IDENTIFIKASI MASALAH
Berdasarkan latar belakang diatas, maka
identifikasi masalah dapat kami simpulkan bahwa sebagai berikut:
1.
Kurangnya
ketelitian saat menerima Surat masuk
dan mengirim Surat keluar.
2.
Penempatan
dokumen kearsipan dengan Sistem Tanggal yang tidak tertata rapi atau tidak
sesuai.
C. RUMUSAN MASALAH
Dari identifikasi masalah diatas, maka kami
dapat merumuskan masalah-masalah sebagai berikut:
1.
Agar selalu
teliti dan mengurangi terjadi kesalahan saat menerima Surat Masuk dan mengirim
Surat Keluar.
2.
Penempatan
dokumen kearsipan dengan sistem tanggal yang tertata rapi atau sesuai akan
mempermudah mencari dokumen yang telah lampau.
D. MANFAAT DAN TUJUAN
Manfaat dan tujuan yang kami dapat ketika kami
melaksanakan Prakerin adalah sebagai berikut:
1.
Kami lebih
mengetahui sirkulasi pekerjaan yang ada didalam kantor tempat kami melaksanakan prakerin.
2.
Kami lebih
mengerti dalam menangani alat-alat kantor.
3.
Kami bisa
mengetahui cara menggunakan mesin foto copy dan kami bisa menggunakan mesin foto copy pada saat kami bekerja nanti.
4.
Memberi tingkat
pengetahuan dan etos kerja yang sesuai dengan kebutuhan dalam dunia kerja.
5.
Memberikan
pengalaman kerja pada kami
E. SISTEMATIKA PENULISAN
Sistematika penulisan adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Berisi
tentang latar belakang yaitu Latar Belakang Prakerin, Latar belakang pemilihan
Judul, Identifikasi Masalah, Rumusan masalah, Manfaat dan tujuan, Sistematika
Penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Berisi
tentang Tinjauan Umum yang terdiri dari Pengertian Prakerin, Maksud dan Tujuan
prakerin, Waktu pelaksanaan Prakerin, Tijauan umum Perusahaan terdiri dari
Sejarah singkat perusahaan, Struktur Organisasi, Bidang atau Bagian yang
diobservasi.
BAB III
KAJIAN TEORI
Berisi tentang konsep Administrasi
Perkantoran, teknik Administrasi Perkantoran, metode pengumpulan data.
BAB IV PEMBAHASAN
Berisi tentang kegiatan prakerin dan
pengertiannya yaitu, Mengagendakan surat, Mengantarkan Buku Ekspedisi, Memfoto
copy surat-surat.
BAB V PENUTUP
Berisi
tentang kesimpulan dan saran.
